«Szervezzünk Emlékezetes Rendezvényeket» Sorozat - Alapvető összetevők
Minden sikeres esemény mögött sok kemény munka és több száz jól megtervezett részlet van. Egy ilyen esemény szervezése egy állandóan változó, gyors tempójú világban nehéz lehet. Valószínű, ha olvassa ezt a bejegyzést, vagy először szervez egy eseményt, vagy megpróbálja megemelni a színvonalat. Tehát, ha szeretne egy kis útmutatást arról, hogyan jön össze egy esemény -akár kicsi, akár nagy- akkor a megfelelő helyen van. (Meg akarom említeni, hogy leginkább társasági eseményekről és nem vállalati eseményekről fogunk beszélni!)
Minden társasági esemény, függetlenül attól, hogy nagy-e vagy kicsi, közös néhány részletben: a résztvevők, az ok, a dátum és a helyszín alapos elemzésében. Ezek a meghatározó szempontok a szervező számára is. Nézzük mindegyik szempontot külön-külön
résztvevők
Az első feladat, hogy eldöntsük, kiknek szervezzük a partit, ami meghatározza majd az esemény jellegét és stílusát (család, barátok, munkatársak, ismerősök).
A második feladat "guesstimate" (a találgatás és számítás keverékén alapuló becslés), hogy hány főt fogunk meghívni, ami nagymértékben befolyásolja a költségvetésünket, és hatással van az esemény sok apró és nagyobb részleteire.
Figyelembe kell vennünk a vendégek korát.
Számos rendezvényt szerveznek a gyerekek számára, és koruk meghatározza, hogy számolni kell-e a szüleikkel is.
Ha esküvőről / keresztelőről van szó, ahol minden korosztály jelen van, számolnunk kell azzal is, hogy hány gyerek fog részt venni az eseményen, ahol a gyerekek számára külön elfoglaltságot kell tervezni.
A fentiek mellett, a költségvetés határozza meg az esemény típusát ami hatással van mindenre, ami vele jár az
öltözéktől (PJs, alkalmi, black tie)
a szórakoztatáson keresztül (élő zenekar, DJ, playlist a telefonunkról)
egészen a felszolgált ételekig (gyerek menü, svédasztalos vagy ültetett vacsora, finger food, koktélok stb.).
A legtöbb társasági esemény ünnepi összejövetel. Örülünk, és célunk, hogy örömünket megosszuk másokkal is. Ha emlékezetes eseményt akarunk szervezni, akkor csak az emberekre kell figyelnünk, mert végülis ők teszik a rendezvényünket felejthetetlenné!
rendezvény oka
Az egyik ok a társasági esemény szervezésére az, hogy szeretnénk megünnepelni egy fontos, sokszor egydülálló eseményt. Lehet ez esküvő vagy keresztelő, diplomaosztás, nyugdíjba vonulás vagy egy gyermek születése.
A másik ok olyan vallási ünnep lehet, mint például a húsvét, a karácsony.
Vagy még különleges alkalmak lehetnek, mint egy születésnap, ó-év búcsúztató, a Valentin-nap vagy a Halloween.
Végül, de nem utolsósorban lehetnek olyan tematikus partik mint például: nyári/tengerparti buli, karnevál/álarcos bál, sport témájú buli stb.
Így aztán, minden okunk megvan arra hogy összejöhessünk, ünnepeljünk és szórakozzunk barátainkkal, családunkkal.
DÁTUM
Néhány esetben maga az esemény határozza meg a parti dátumát; mert például nem tudjuk megünnepelni a szilvesztert márciusban, és a vőlegényt esküvője után. A születésnapok egy kicsit rugalmasabbak, de az emberek hajlamosak arra, hogy születésnapi partit a tényleges születési naphoz közel szervezzenek. Egyéb alkalmak az év minden szakában ünnepelhetőek (természetesen vannak kivételek, többnyire vallási vagy személyes / hagyomány miatti korlátozások).
Nyilvánvaló, hogy az évszak (időjárás) hatással lesz egy esemény kimenetelére, ezért tudnunk kell minden egyes évszak előnyeiről és hátrányairól, hogy megfelelő módon tervezhessünk. Szintén ismerni kell a rendezvényünk időpontját, jóval kivitelezése előtt mivel a tervezési folyamat elég időigényes (hogy mennyire előre kell tudnunk a dátumot, az nagyban függ a fent említett szempontoktól).
HELYSZÍN
A partink akár a házunkban/kertünkben, akár egy bérelt helyszínen zajlik, biztosnak kell lennünk abban, hogy a helyszín
rendelkezésünkre áll,
befogadóképessége megfelelő
biztonságos
megközelíthető minden résztvevő számára.
Első dolgunk az hogy biztosítsuk a helyszínt és pontos időpontját (főleg ha nagyobb rendezvényt szervezünk, mint például egy esküvő), de még egy családi partinál is fontos hogy az időpont ne ütközzön más elkötelezettségünkkel
Partink méretének megfelelően (50 fő vagy 500 fő) a helyszínnek elég nagynak kell lennie ahhoz hogy minden vendég elférjen, valamint megfelelő felszereltséggel és elegendő személyzettel kell rendelkeznie
A bérelt helyszínnél figyelembe kell venni a különleges igényekkel rendelkező vendégeket is (a kerekesszékhez tartozó rámpa, egy medence elkerítése, hogy kisgyerekek ne esshessenek bele, a női toalettben lévő pelenkázó asztal babás anyukák számára)
Tehát ezek az első dolgok, amelyekkel foglalkoznunk kell ahhoz, hogy megkezdhessük a tervezési folyamat szórakoztató részét. A sorozat következő részében megbeszéljük partink megjelenésének alapjait, mert ez lesz igényeink és kívánságaink kiindulópontja.
Ha többet szeretne tudni az eseménytervezés egyes fázisairól, azt javaslom, kezdje el a sorozat elsö szegmensénél, (minden hónap utolsó hétfőjén jön ki a következő fázis) és iratkozzon fel levelezölistánkra, hogy soha ne maradjon le egy új blogbejegyzésről (és / vagy termékbemutatóról a jövöben) sem!
Köszönöm, hogy itt van,
Az Ön saját tündére,
Tünde - Nefeli