Πίσω από κάθε επιτυχημένη εκδήλωση υπάρχει πολύ σκληρή δουλειά και εκατοντάδες καλά σχεδιασμένες λεπτομέρειες. Η οργάνωση ενός τέτοιου γεγονότος σε έναν συνεχώς μεταβαλλόμενο κόσμο, μπορεί να αποτελέσει πρόκληση. Οι πιθανότητες είναι, αν διαβάζετε αυτήν την ανάρτηση, είτε ψάχνετε να οργανώσετε μια εκδήλωση για πρώτη φορά είτε σκοπεύετε να ανεβάσετε τον πήχη για να οργανώσετε ακόμα καλύτερα πάρτι! Οπότε, αν θέλετε να μάθετε πώς μια εκδήλωση - μεγάλη ή μικρή - σχεδιάζεται και οργανώνεται, είστε στο σωστό μέρος. (Θέλω να αναφέρω ότι θα μιλάμε κυρίως για κοινωνικές εκδηλώσεις και όχι εταιρικές εκδηλώσεις!)

Όλες οι κοινωνικές εκδηλώσεις, ανεξάρτητα από το αν είναι μεγάλες ή μικρές, έχουν κοινά στοιχία: είναι για τους ανθρώπους, έχουν λόγο, ημερομηνία και τόπο. Αυτά είναι επίσης τα πιο καθοριστικά στοιχεία για τον διοργανωτή να ξέρει και να διεκπεραιώσει. Ας δούμε κάθε πτυχή ξεχωριστά:

ΑΝΘΡΩΠΟΙ

Να αποφασίσουμε για ποιον είναι η εκδήλωσή μας είναι το πρώτο πράγμα στη λίστα υποχρεώσεών μας. Θα καθορίσει το στυλ και το ύφος του γεγονότος. Θα μπορούσε να είναι για την οικογένειά μας, τους φίλους, τους συναδέλφους, τους γνωστούς, αλλά τις περισσότερες φορές είναι για ένα μείγμα ανθρώπων από κάθε "κατηγορία" τηε ζωής μας.
Το δεύτερο καθήκον είναι να "guesstimate" (μια εκτίμηση που βασίζεται σε ένα μίγμα εικασιών και υπολογισμού) πόσοι άνθρωποι θα προσκληθούν. Αυτό θα επηρεάσει σε μεγάλο βαθμό τον προϋπολογισμό μας και θα επηρεάσει πολλές «μικρές» λεπτομέρειες του γεγονότος.
Επίσης, πρέπει να λάβουμε υπόψη την ηλικία των φιλοξενούμενών μας. Πολλές εκδηλώσεις διοργανώνονται για παιδιά και η ηλικία τους καθορίζει αν πρέπει να υπολογίσετε και με τους γονείς που θα παρευρίσκονται ή ίσως το γεγονός είναι ένας γάμος / μια βάπτιση όπου κάθε ηλικιακή ομάδα είναι παρούσα. Μια καλή εικασία για το πόσα παιδιά θα παρακολουθήσουν μια δεξίωση είναι απαραίτητη σε περίπτωση που χρειαστείτε έναν ανιματέρ ή άλλη μορφή διασκέδασης γι 'αυτούς!
Όλα τα παραπάνω (συν τον προϋπολογισμό μας) θα καθορίσουν επίσης και τον τύπο της εκδήλωσης: “ανέμελη” ή επίσημη. Θα επιρεάσει λεπτομέριες από την ενδυμασία (PJs, smart casual, black tie κ.λπ.) και ψυχαγωγία (live band, DJ, playlist στο τηλέφωνο) μέχρι και το φαγητό που θα σερβιριστεί (παιδικό, μπουφές, γεύμα, φαγητό, κοκτέιλ κ.α.).

Οι περισσότερες κοινωνικές εκδηλώσεις είναι εορταστικά γεγονότα. Είμαστε χαρούμενοι και ο στόχος μας είναι να μοιραστούμε την ευτυχία μας με άλλους που χαίρονται για μας! Ωστόσο, στο δίλημμα του «πρέπει να προσκαλέσουμε» έναντι «θέλουμε να προσκαλέσουμε» κάποιους, η προφανής λύση είναι να κοιτάξουμε τους ίδιους τους ανθρώπους διότι στο τέλος αυτοί κάνουν το γεγονός αξιοθαύμαστο!

ΛΟΓΟΣ

Ένας από τους λόγους που διοργανώνουμε μια κοινωνική εκδήλωση είναι ότι θέλουμε να γιορτάσουμε ένα ορόσημο της επιτυχίας κάποιου. Μπορεί να είναι γενέθλια, γάμος ή βάπτισμα, αποφοίτηση, συνταξιοδότηση ή μπορεί ο λόγος να είναι ότι κάποιος θα γίνει/έγινε γονέας για πρώτη φορά
O άλλος λόγος μπορεί να είναι μια θρησκευτική περίσταση όπως το Πάσχα, τα Χριστούγεννα,
Ή άλλες ειδικές εκδηλώσεις όπως η γιορτή της Πρωτοχρονιάς, της Ημέρας του Αγίου Βαλεντίνου ή της Αποκριάς
Τέλος, τα θεματικά πάρτι, όπως: καλοκαιρινά / πάρτι παραλίας ή πισίνας, πάρτι καρναβαλιού / μεταμφίεση, αθλητικά θεματικά πάρτι κλπ. Φυσικά αυτά τα θεματικά γεγονότα μπορούν να συνδυαστούν με έναν λόγο, όπως ένα θεματικό πάρτι γενεθλίων.

Αυτοί είναι μερικοί από τους λόγους για να συναντηθούμε, να γιορτάσουμε και να διασκεδάσουμε με γνωστούς και συνεργάτες, με φίλους και οικογένεια.

ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ

Μερικές φορές η ημερομηνία μιας εκδήλωσης καθορίζεται από μόνο του (εξ ορισμού). Δεν μπορούμε να γιορτάσουμε την παραμονή της Πρωτοχρονιάς τον Μάρτιο ούτε να γιορτάσουμε έναν γαμπρό μετά τον γάμο του. Τα γενέθλια είναι λίγο πιο ευέλικτα, αλλά οι άνθρωποι τείνουν να οργανώνουν ένα πάρτι γενεθλίων κοντά στην πραγματική ημέρα των γενεθλίων. Άλλες εκδηλώσεις δεν είναι υποχρεωτικές να συμβαίνουν σε συγκεκριμένη στιγμή και μπορεί να γίνουν οποιαδήποτε μέρα του έτους (υπάρχουν εξαιρέσεις, κυρίως θρησκευτικοί ή προσωπικοί / παραδοσιακοί περιορισμοί).

Προφανώς η εποχή του χρόνου (λόγω καιρού) θα επηρεάσει το πιθανό αποτέλεσμα μιας εκδήλωσης, επομένως πρέπει να γνωρίζουμε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε εποχής, ώστε να μπορούμε να σχεδιάσουμε ανάλογα. Επίσης, πρέπει να γνωρίζουμε την ημερομηνία της εκδήλωσής μας πολύ πριν να πραγματοποιηθεί λόγω της χρονοβόρας διαδικασίας σχεδιασμού (πόσο εκ των προτέρων, εξαρτάται από όλες τις παραπάνω πτυχές).

ΘΕΣΗ

Είτε η εκδήλωση πραγματοποιείται στο σπίτι/κήπο μας ή σε ενοικιαζόμενο χώρο, πρέπει να είμαστε σίγουροι ότι είναι διαθέσιμος, να εξασφαλίσουμε τη σωστή χωρητικότητα (δηλαδή, να μπορεί να φιλοξενήσει τους επισκέπτες μας) και πρέπει να βεβαιωθούμε ότι ο χώρος είναι ασφαλής και προσιτός για όλους τους συμμετέχοντες.

Η διαθεσιμότητα είναι η πρώτη μας ανησυχία αν σχεδιάζουμε ένα μεγαλύτερο γεγονός όπως ένας γάμος, αλλά ακόμη και για να μαζευτούμε με φίλους στο σπίτι πρέπει να ελέγξουμε το οικογενειακό ημερολόγιο.
Σύμφωνα με το μέγεθος του πάρτι μας, ο χώρος πρέπει να είναι αρκετά μεγάλος ώστε όλοι να είναι άνετα και πρέπει να έχουν αρκετές ανέσεις και προσωπικό για να εξυπηρετήσουν τους καλεσμένους μας.
Επίσης, όταν εξετάζουμε έναν χώρο για ενοικίαση, πρέπει να έχουμε κατά νου επισκέπτες με ειδικές ανάγκες (ράμπα για αναπηρικό αμαξίδιο, περίφραξη πισίνας για μικρά παιδιά για να μην έχουν την ευκαιρία να πέσουν μέσα, αλλαξιέρα στην γυναικεία τουαλέτα για μητέρες με μωρά κ.λπ.

Επομένως, αυτά είναι τα πρώτα πράγματα που πρέπει να αντιμετωπίσουμε για να ξεκινήσουμε το διασκεδαστικό μέρος της διαδικασίας σχεδιασμού. Στην επόμενη φάση αυτής της σειράς θα συζητήσουμε το όραμα για το πάρτι μας, το θεμέλιο στο οποίο θα στηρίζονται όλες οι ανάγκες και οι επιθυμίες μας.

Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα για κάθε φάση της διαδικασίας σχεδιασμού εκδηλώσεων, προτείνω να ξεκινήσετε με το πρώτο τμήμα της σειράς (κάθε τελευταία Δευτέρα του μηνός θα σας φέρνω την επόμενη φάση) και να εγγραφείτε στη λίστα αλληλογραφίας μας, ώστε να μην χάσετε ποτέ μια ανάρτηση στο blog (ή καινούρια προϊόντα στο μέλλον)!

Ευχαριστώ που βρίσκεστε εδώ,

Η δική σας νεράιδα,

Tünde - Νεφέλη

Σχετικές αναρτήσεις