Σειρά «Δημιουργήστε Μοναδικές Εκδηλώσεις» - Προϋπολογισμός

Photo by  Hans Ripa  on  Unsplash

Photo by Hans Ripa on Unsplash

Βήμα προς βήμα, πλησιάζετε την πραγματοποίηση μίας αξιοσημείωτης εκδήλωσης που θα αντικατοπτρίζει την προσωπικότητα και το ύφος σας, που θα ευχαριστεί όλους τους καλεσμένους σας και θα σας αφήσει ικανοποιημένους με όλα όσα έχετε επιτύχει.

Ένα μάλλον ανιαρό και μερικές φορές άβολο αλλά απολύτως απαραίτητο στοιχείο του σχεδιασμού εκδηλώσεων είναι τα οικονομικά. Αναμφισβήτητα το πιο σημαντικό στοιχείο, επειδή ο προϋπολογισμός σας θα καθορίσει πόσο από το όραμά σας θα εφαρμοστεί σε ποσότητα και ποιότητα.

Ένας προϋπολογισμός που κατανέμει τα βασικά έξοδα είναι κρίσιμος - αναφορικά με το όραμά σας θα πρέπει να καθορίσετε όλες τις δαπάνες σας, όπως:

  • Χώρος (δωμάτιο, ενοικιάσεις, ασφάλεια, χώρος στάθμευσης)

  • Catering (μπάρμαν, διακομιστές, τρόφιμα, ποτά, κέικ, σεντόνια, ρυθμίσεις τραπεζιών)

  • Ψυχαγωγία (μουσικοί / DJ)

  • Υλικά (έντυπες προσκλήσεις, προγράμματα, εργασίες σχεδιασμού, δώρα)

  • Διακόσμηση (λουλούδια, κεντρική διακόσμηση, πινακίδες)

  • Ενδυμασία (+ μαλλιά, μακιγιάζ)

  • Φωτογραφία (+ βίντεο)

  • Διάφορα (διάγραμμα καθισμάτων, στέγασης και μεταφορά, φόροι και τέλη)

  • κι αλλα

και αποφασίστε τι είναι το πιο σημαντικό για εσάς (και αυτό που ΔΕΝ είναι σημαντικό ή απαραίτητο καθόλου!), ώστε να μπορείτε να "χωρίζετε" τον προϋπολογισμό σας ανάλογα. Αυτός ο χωρισμός (ή ακόμα πιο αναλυτική εκδοχή του) θα αποτελέσει την κατευθυντήρια γραμμή σας και θα σας υπενθυμίσει πόσο μακριά μπορείτε να τεντωθείτε κυριολεκτικά και μεταφορικά


Υπάρχουν πολλοί τρόποι - στρατηγικές, πραγματικά - να μειώσετε τον προϋπολογισμό σας αν αντιμετωπίζετε δυσκολίες στην εφαρμογή του οράματός σας με αυστηρότερο προϋπολογισμό:

  • να είστε ευέλικτοι (εάν έχετε πολύ συγκεκριμένες απαιτήσεις για τα στοιχεία της εκδήλωσής σας, θα είναι πιο δύσκολο να τα εκπληρώσετε σε μικρό ποσό.)

  • αναζητήστε συμφωνίες πακέτων (συνήθως αυτό που χάνετε είναι εξατομίκευση ή / και υψηλή ποιότητα)

  • χρησιμοποιήστε ψηφιακά υλικά αντί για τυπωμένα

  • σκεφτείτε «εκτός εποχή» (δεν ισχύει σε κάθε περίπτωση, δυστυχώς)

  • να διαπραγματευτείτε (σε όλες σχεδόν τις περιπτώσεις, όταν ζητάτε χαμηλότερη τιμή, το χειρότερο που μπορεί να συμβεί είναι κάποιος να πει όχι και τότε δεν βρίσκεστε σε διαφορετικό μέρος από ό, τι αν δεν είχατε ζητήσει μείωση. Στην καλύτερη περίπτωση σάς εξοικονομεί χρήματα, έτσι από μια προοπτική κινδύνου προς ανταμοιβή, έχει νόημα μόνο να διαπραγματευτείτε.

  • ζητήστε βοήθεια (μην φοβάστε να απευθυνθείτε στους φίλους και την οικογένειά σας, δεν χρειάζεται να ζητάτε νομισματική βοήθει -, στον προγραμματισμό και στην "εκτέλεση" μιας εκδήλωσης υπάρχουν πολλοί τρόποι να βοηθήσουν)

Επειδή ο προϋπολογισμός είναι τόσο σημαντικός, υπάρχουν πολλά φύλλα εργασίας, πρότυπα και προγραμματιστές προϋπολογισμού που διατίθενται από τη Microsoft (το Excel είναι το πιο δημοφιλές), επίσης θα τα βρείτε σε αφιερωμένες εφαρμογές για κινητά, ακόμα και σε blogs οργάνωσης για να κάνετε download και να τα χρησιμοποιείτε όπως σας εξυπηρετεί. Η αναζήτηση και η λήψη τους δεν είναι δύσκολη αλλά η εξατομίκευση και η προσαρμογή τους θέλει λίγες γνώσεις (το Youtube είναι ο καλύτερος φίλος σε αυτήν την περίπτωση), είναι όμως πιο εύκολη από το να το κρατάτε όλα στο μυαλό σας.


Ελπίζω ότι αυτή η ανάρτηση να σας βοήθησε να ξεκαθαρίσετε και να απλοποιήσετε το «ζήτημα προϋπολογισμού» και σας έδωσε κίνητρο να το κάνετε σωστά όταν θα έρθετε αντιμέτωποι με το ζήτημα.

Σας ευχαριστώ που είστε μαζί μου. Εάν χάσατε την αρχή αυτής της σειράς, μπορείτε να ξεκινήσετε εδώ.

Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για τη FAE μπορείτε να ξεκινήσετε από εδώ.

Η δική σας νεράιδα

Tünde - Νεφέλη